SAP Archivierung - Potentialanalyse & TCO

1Ausgangssituation und System-Kennzahlen

Analyse des Systems aus dem EWA-Report. Systemtyp S4. Die folgenden Kennzahlen und Top-Tabellen stammen direkt aus dem EarlyWatch Alert, die Empfehlungen ergänzt die entplexit-Wissensbasis.

Datenquelle: EWA-Report S4P_20942592_800887599_2026-05-04_Y_EWA.DOC, Systemtyp S4

DB-Größe gesamt

636 GB

mittelgroß

Wachstum letzter Monat

6,75 GB

≈ 81 GB / Jahr

Dialog Response Time

172 ms

sehr gut

Verfügbarkeit

100 %

exzellent

Warum entplexit, nicht SAP CAS?

SAP Cloud Application Services für Datenvolumenoptimierung schließt BW-Systeme explizit aus und analysiert pro Service nur bis zu drei Standardtabellen.

Quelle: SAP CAS Scope-Dokument, Version 08/2025.

Unser Lieferversprechen

Wir analysieren alle Top-N Tabellen, decken BW genauso ab wie ECC und S/4HANA und übernehmen die operative Umsetzung im laufenden Managed Service.

SAP analysiert. entplexit liefert.

2Top 10 Tabellen Speicherverbrauch Datenbank

Eine einzige Custom-Tabelle aus einem Drittanbieter-Add-On macht 44 % der gesamten Datenbank aus.

Datenquelle: EWA-Sektion "Largest Column Tables (Size)" · Kategorisierung und Empfehlungen ergänzt aus entplexit-Wissensbasis

#	Tabelle	Größe (GB)	Anteil DB	Kategorie	Empfohlenes Vorgehen
1	`/FIS/MON_BCFILEP`	277,4	43,6 %	Custom	AKQUINET FIS Add-On · Custom · Klärung mit AKQUINET FIS Verantwortlichen
2	`SOFFCONT1`	115,8	18,2 %	Dokument	Auslagerung auf externes Archivsystem. Einrichtung und Migration der Dokumente auf externes Archivsystem (z.B. OpenText, KGS, etc.) oder im Rahmen entplexit SAP Archive Managed Service.
3	`REPOLOAD`	40,5	6,4 %	Basis	Note 2388483. Repository-Cache. Cleanup gemäß SAP Note 2388483.
4	`/FISXEE/RT_DAT`	14,8	2,3 %	Custom	AKQUINET FIS XEE · Custom · Klärung mit AKQUINET FIS Verantwortlichen
5	`REPOSRC`	11,8	1,9 %	Basis	Source-Code-Repository. Keine Archivierung. Bei großem Wachstum: Custom-Code-Audit.
6	`ACDOCA`	9,5	1,5 %	Business	Archivierungsobjekt FI_ACDOCA. S/4 Universal Journal. Archivierung selten genutzt, erst ab >100 GB sinnvoll. SAP Note 2828501.
7	`ECTD_XML_STR`	9,0	1,4 %	unklar	Keine Mapping-Regel gefunden, manuell bewerten.
8	`CDPOS`	6,0	0,9 %	Business	Archivierungsobjekt CHANGE_DOC. Änderungsbelege. Aufbewahrungsfrist mit Compliance abklären.
9	`DDNTT`	5,8	0,9 %	Basis	Data Dictionary. Keine Archivierung möglich.
10	`FAGLFLEXA`	5,1	0,8 %	Business	Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT. In S/4HANA normalerweise leer. Wenn voll: Migrationsproblem prüfen.
Summe Top 10		495,7	77,9 %	der Gesamt-DB

3Mögliche Handlungsfelder und Ergebnisse

Drei Hebel dominieren das Bild. Ein vierter ist eine ehrliche Beobachtung: das Wachstum ist hier kein akutes Problem.

1 · Custom-Tabelle dominiert die DB

hoch

Die Custom-Tabelle /FIS/MON_BCFILEP belegt 277.36 GB und damit 43.6 % der gesamten Datenbank. Zweck und Aufbewahrungsdauer sind mit dem Add-On- oder Entwicklungs-Verantwortlichen zu klären.

2 · Dokumente in der HANA-DB

hoch

115.8 GB liegen in Dokument-Tabellen, also Anhängen direkt im teuren In-Memory-Speicher. Auslagerung auf ein externes Archivsystem (z.B. OpenText, KGS, etc.) oder im Rahmen des entplexit SAP Archive Managed Service reduziert die DB sofort um rund 18.2 %.

3 · Basis- und Technik-Cleanup-Reserven

mittel

Rund 58.1 GB in technischen und Basis-Tabellen (REPOLOAD, REPOSRC, DDNTT u.a.). Klassische Bordmittel-Aufräumthemen, überwiegend ohne Fachbereichs-Freigabe umsetzbar.

4 · Wachstum 6,75 GB pro Monat

niedrig

Das System wächst um 6,75 GB pro Monat, hochgerechnet rund 81 GB pro Jahr. Das ist moderat. Der Nutzen einer Bereinigung liegt hier mehr in der Wachstumsverzögerung als in akuter Entlastung.

4Archivierungspotential

Durch Quick Wins und Standard-Archivierung sind rund 150 GB freigebbar (23,5 % der DB). Die Phase-3-Analyse bietet zusätzliches Potential von bis zu 292 GB.

Übersicht

Auf einen Blick: was ist da, was ist analysiert, was ist umsetzbar.

Metrik	Wert	Anteil und Einordnung
DB-Größe gesamt	636 GB	Ausgangsbasis
Top 10 Tabellen analysiert	495,7 GB	77,9 % der Gesamt-DB
Davon mit bekanntem Standard-Potential	149,7 GB	Phase 1 plus Phase 2, sofort umsetzbar
Quantifizierte Gesamt-Einsparung	≈ 149,7 GB	≈ 23,5 % Reduktion der Gesamt-DB
Custom- / Phase-3-Tabellen (Analysepotential)	+ 292,2 GB	Zusätzliches Potential nach vorgelagerter Analyse

Einsparungen pro Bereich

#	Bereich / Tabelle	Ist-Volumen	Geschätzte Einsparung	Rate	Phase	Aufwand (PT)	Einordnung
1	/FIS/MON_BCFILEP	277,4 GB	n/v	n/v	Phase 3		AKQUINET FIS Add-On · Custom · Klärung mit AKQUINET FIS Verantwortlichen
2	SOFFCONT1	115,8 GB	110,0 GB	95 %	Phase 1		Auslagerung auf externes Archivsystem. Einrichtung und Migration der Dokumente auf externes Archivsystem (z.B. OpenText, KGS, etc.) oder im Rahmen entplexit SAP Archive Managed Service.
3	REPOLOAD	40,5 GB	28,3 GB	70 %	Phase 1		Note 2388483. Repository-Cache. Cleanup gemäß SAP Note 2388483.
4	/FISXEE/RT_DAT	14,8 GB	n/v	n/v	Phase 3		AKQUINET FIS XEE · Custom · Klärung mit AKQUINET FIS Verantwortlichen
5	ACDOCA	9,5 GB	2,9 GB	30 %	Phase 2		Archivierungsobjekt FI_ACDOCA. S/4 Universal Journal. Archivierung selten genutzt, erst ab >100 GB sinnvoll. SAP Note 2828501.
6	CDPOS	6,0 GB	3,6 GB	60 %	Phase 2		Archivierungsobjekt CHANGE_DOC. Änderungsbelege. Aufbewahrungsfrist mit Compliance abklären.
7	FAGLFLEXA	5,1 GB	4,9 GB	95 %	Phase 2		Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT. In S/4HANA normalerweise leer. Wenn voll: Migrationsproblem prüfen.
Quantifizierte Gesamt-Einsparung (Phase 1 + 2)			≈ 149,7 GB	⌀ 70 %	Aufwand P1+2	19 PT	≈ 23,5 % der Gesamt-DB

Phase-3-Einsparungen sind nicht summiert, weil sie eine vorgelagerte Custom-Analyse erfordern.

Phase 1

Quick Wins · Basis & Dokumente

Einsparung≈ 138 GB

Aufwand5 PT

FreigabeIT / Basis

Sichtbar in1-3 Wochen

Phase 2

Standard-Archivierung

Einsparung≈ 11 GB

Aufwand14 PT

FreigabeFachbereich

Sichtbar in4-8 Wochen

Phase 3

Custom-Analyse

Volumenbis 292 GB

Aufwand16 PT

FreigabeAdd-On-Verantwortlicher

Sichtbar innach Klärung

5TCO-Rechner · interaktiv

Damit die Einsparung in Euro gerechnet werden kann, brauchen wir Ihre Hausnummer pro GB. Wählen Sie unten ein passendes Profil oder ziehen Sie die Slider auf Ihre eigenen Werte. Die Ergebnisse aktualisieren sich live.

TCO-Rechner · live

Jedes GB im produktiven HANA-System kostet Geld. Wählen Sie eine Prod-Größenklasse oder setzen Sie Ihren eigenen GB-Preis. Werte basieren auf realen RISE-Cloud-Listpreisen produktiver HANA-Systeme.

Schritt 1 · Preisbasis wählen.

HANA · €/GB pro Jahr

100 €250 €

Discount · % (Annahme 10)

0 %25 %

Aktuelle DB-Größe · GB (für Stufen-Check)

0 GB16 TB

Schritt 2 · Reduktions-Umfang festlegen.

Phase 1 (Quick Wins & Dokumente) Phase 2 (Standard-Archivierung) Phase 3 (Custom, Best-Case)

Schritt 3 · Betrachtungszeitraum.

156 GB

Reduktion DB

27.456 €

Einsparung brutto

- 2.746 €

Discount-Abzug

24.710 €

TCO-Einsparung netto

Berechnung: Reduktion in GB × HANA-Preis pro GB × Jahre × (1 - Discount). Storage Tier 1 und Backup sind beim RISE-Modell im HANA-Preis enthalten.

Cloud-Stufen-Check

Aktuelle Stufe≤ 4 TB · 55.000 €/Monat

DB-Größe nach Reduktion480 GB

Neue Stufe≤ 4 TB · 55.000 €/Monat

Stufensprung-Bonuswird geprüft

Cloud-HANA wird in festen Stufen verkauft. Wenn die Reduktion einen Stufensprung ermöglicht, kommt die Stufendifferenz zusätzlich obendrauf. Andernfalls liegt der Nutzen in der oben gezeigten TCO-Einsparung plus der Verzögerung des nächsten Stufensprungs.

6Nächste Schritte und entplexit Service-Anbindung

Die operative Umsetzung übernehmen wir im monatlichen Managed Service "entplexit SAP Data Volume Control".

Drei Pakete, abgestimmt auf Reifegrad und Verantwortungstiefe:

Basic

Monitoring & Transparenz

Monatliches DVM-Monitoring
Wachstumstreiber-Erkennung
Standard-Service-Report

Fokus: Sichtbarkeit und Kontrolle

Advanced · Empfohlen

Steuerung & Strategie

Alles aus Basic
Data Volume Scorecard
Archivierungs- und Löschstrategie
Priorisierte Handlungsempfehlungen
Regelmäßiger Service-Call

Fokus: gezielte Reduktion und Entscheidungsgrundlagen

Premium

Operative Verantwortung

Alles aus Advanced
Planung und Überwachung Archivierungsläufe
Fachbereichs-Abstimmung
Audit- und Revisionsdokumentation

Fokus: echte Entlastung und messbare Kostensenkung

Konkrete nächste Schritte

Workshop (1 Tag, gemeinsam): Validierung der Befunde, Klärung der Verantwortlichkeiten, Priorisierung der Phasen.
Phase-3-Analyse: Untersuchung von /FIS/MON_BCFILEP (277 GB) mit dem zuständigen Verantwortlichen.
Pilotmaßnahme Phase 1: SOFFCONT1 als sichtbarer Quick Win zum Einstieg.
Übergabe in Managed Service: laufende Betreuung im entplexit SAP Data Volume Control, Paketwahl nach Reifegrad.

7Datenquellen-Coverage · was steht im EWA, was fehlt

Transparente Übersicht: welche Datenpunkte konnten wir aus dem EWA ziehen, welche mussten wir aus entplexit-Wissen ableiten, welche bleiben offen.

Datenpunkt	Quelle	Verfügbarkeit	Bemerkung
System-Stammdaten	EWA-Header	vorhanden	SID, Release, DB, Kunde
DB-Größe gesamt	EWA Performance-Indikatoren	vorhanden
Wachstum	EWA Performance-Indikatoren	vorhanden	Monatswert, kein Mehrjahres-Trend im EWA
Performance-KPIs	EWA Performance-Indikatoren	vorhanden	Response Time, Verfügbarkeit, User-Anzahl
Top-N Tabellen	EWA Tabellen-Sektion	vorhanden	Größen und Namen
Tabelle-zu-Archivierungsobjekt	entplexit Knowledge Base	aus Erfahrung	Mapping plus Pattern-Erkennung
Bestehender Archivierungsstand	EWA DVM-Sektion	offen	EWA-DVM-Sektion meist generisch, manuell prüfen
Aufbewahrungsfristen	Workshop mit Fachbereich	offen	Nicht im EWA enthalten
TCO-Sätze in Euro	entplexit Default-Sätze	interaktiv	Im TCO-Rechner anpassbar